Le choix des répondants dans un processus 360° est important.
Certains praticiens recommandent de ne pas dépasser un nombre maximum de répondants.
Les justifications sur lesquelles ils s’appuient sont diverses.
Ils motivent cet avis :
- soit par le coût des répondants supplémentaires,
- soit par le fait d’éviter de « perturber » ou de « surcharger » les collaborateurs sollicités à renseigner le questionnaire,
- soit, de faire simple en se limitant à un échantillon « représentatif ».
Pour encourager la pertinence des 360°, nous préconisons l’exhaustivité des répondants. Notre plate-forme logicielle en ligne a été conçue spécifiquement pour des 360°sans limite du nombre de répondants ; le nombre de répondants est sans impact sur le coût du 360° feedback.
De cette façon, nous encourageons l’exhaustivité des répondants.
Nous invitons le bénéficiaire du 360° feedback à solliciter TOUTES les personnes de son entourage à titre de répondants.
Seules, les personnes dont l’ancienneté serait faible (de 1 à 4 mois, en fonction de la proximité avec le bénéficiaire), et qui n’ont donc pas été en mesure de se forger une idée précise et stable du bénéficiaire, ne seront pas sollicitées.
LES 4 RAISONS POUR L’EXHAUSTIVITE DES REPONDANTS …
L’exhaustivité des répondants nous apparaît nécessaire et indispensable pour les principales raisons qui suivent.
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La pertinence du rapport
Plus le nombre de répondants est élevé et donc se rapproche de la réalité de l’organisation du bénéficiaire et plus l’image renvoyée dans le rapport du 360 feed-back sera précise et donc pertinente.
Utiliser un échantillon de trois à cinq personnes pour un groupe alors qu’en réalité 12 répondants seraient concernés ne donnerait a priori pas le même résultat ni les mêmes informations pour appréhender l’impact de son management sur son environnement.
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Éviter de créer des susceptibilités
Lorsque, pour un groupe d’interlocuteurs, on choisit un échantillon au lieu de la totalité des membres du groupe, on s’expose à créer des susceptibilités non souhaitées. Un tel qui n’aura pas été sollicité se posera la question : pourquoi ne m’a-t-il/elle pas demandé mon avis en m’intégrant dans les répondants de son 360 ?
Ces susceptibilités sont contre-productives et sont facilement évitables.
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Encourager la dissolution des tensions
Dans une organisation, nous avons des interlocuteurs avec lesquels nous avons plaisir à travailler et d’autres interlocuteurs avec lesquels nous avons pu avoir une histoire, un passif, qui a pu créer et laisser des tensions dans la relation. Le fait de solliciter l’exhaustivité de son entourage revient à considérer toutes les personnes sur le même plan y compris celles qui sont en termes relationnels plus distants voire évitants. Demander l’aide de ces dernières dans le cadre de son 360, et les remercier par la suite, offre la possibilité de repartir autrement dans la relation.
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La diffusion du référentiel managérial à moindre coût
Plus le questionnaire est renseigné, plus les compétences managériales décrites dans celui-ci seront diffusés dans l’organisation. Le questionnaire est un formidable outil de promotion et d’appropriation du référentiel managérial auprès des répondants. Pourquoi s’en priver ?
CONCLUSION
Ne pas utiliser l’exhaustivité des répondants, c’est se priver de nombreux avantages.
Encore faut-il que le dispositif utilisé (plate-forme logicielle en ligne de traitement des questionnaires) soit neutre en matière de coût pour le nombre de répondants et performant pour la saisie des réponses (minimisation du temps de réponse).